Čuvanje poslovne dokumentacije-arhive

Kako su završni računi iza nas, vrijeme je da ured „očistimo“ od suvišne dokumentacije. U ovom broju pozabaviti ćemo se problematikom čuvanja poslovne dokumentacije, odnosno, pregledom zakonskih odredbi koji neposredno reguliraju spomenutu materiju.

Naime, Zakon o računovodstvu propisuje da se knjigovodstvene isprave čuvaju u obliku izvornika, na nositelju automatizirane obrade, nositelju mikrografske obrade (mikrofilm) ili na drugi prikladan način.

Knjigovodstvene isprave čuvaju se u ovim rokovima:

  1. trajno se čuvaju isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica ako osiguravaju bitne podatke o zaposlenom,
  2. sedam godina čuvaju se isprave na temelju kojih su podaci uneseni u poslovne knjige,
  3. sedam godina čuvaju se isprave platnog prometa u ovlaštenim financijskim institucijama,
  4. sedam godina čuvaju se prodajni blokovi i kontrolni blokovi, pomoćni obračuni i slične isprave.

Krajem godine poslovne knjige trebaju se zaključiti i poduzetnik ih je obvezan čuvati. Ako se knjigovodstveni podaci obrađuju pomoću elektroničkog računala, dnevnik i glavnu knjigu treba otiskati po provedenom zaključku i zatim uvezati.

Poslovne knjige čuvaju se najmanje:

  1. glavna knjiga i dnevnik jedanaest godina,
  2. pomoćne knjige sedam godina.

Rok čuvanja počinje zadnjim datumom poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige, obračuni i početna bilanca.

 

Prema Općem poreznom zakonu, porezni obveznici – poduzetnici dužni su voditi poslovne knjige i evidencije radi oporezivanja u skladu sa zakonima kojima se uređuju pojedine vrste poreza, bez obzira na to jesu li te knjige i evidencije dužni voditi i po drugim propisima i iz drugih razloga.

 

Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom moraju se voditi i čuvati na način da su dostupne poreznim tijelima i to:

 

  1. u poslovnim prostorijama ili, ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika, ili
  2. kod opunomoćenika ili
  3. kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige.

 

Evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu moraju se čuvati najmanje tri godine, a ostale evidencije, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave najmanje do nastupa apsolutne zastare prava na utvrđivanje porezne obveze. Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave preko toga roka čuvaju se u skladu s posebnim propisima.

Neovisno o gore spomenutim zakonima, čuvanje poslovne dokumentacije uređuje i jedan manje poznati pravni propis – Zakon o arhivskom gradivu i arhivima.

Prema njemu, arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani.

Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.

 

Nadamo se da smo Vam ovim kratkim presjekom uspjeli naglasiti ozbiljnost čuvanja poslovne dokumentacije vaših tvrtki, kao i potrebu njezina odlaganja na sigurno i lako dostupno mjesto.

 

Tibor Jankač, dipl.oec.

5398 ukupne posjete 2 posjete danas

Nastavkom korištenja ove web stranice pristajete na korištenje kolačića (cookies) više informacija

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close