Elektronički račun (II. dio)

Elektronički račun (II. dio)

 

U prošlom broju namjera nam je bila osvijestiti prvenstveno male i srednje velike poduzetnike o mogućnosti slanja i primanja faktura u elektroničkom obliku. Zakonodavac je pojednostavnio regulativu tako da je sada potez na nama, poduzetnicima.

Vjerodostojnost kao uvjet

Ipak, da ne bi ispalo da svaki mail može figurirati kao vjerodostojan računovodstveni i porezni dokument, u nastavku dajemo kratak opis vjerodostojnosti. Kao što vrijedi i za papirnati račun, za račun u elektroničkom obliku mora se osigurati:

  1. a) vjerodostojnost podrijetla – znači da se nedvojbeno može utvrditi identitet izdavatelja računa. Na fakturi moraju biti navedeni podaci o izdavatelju.
  2. b) cjelovitost sadržaja – znači da se ne može mijenjati sadržaj računa, te da sadržaj računa mora biti u skladu sa propisima. Ovdje treba napomenuti da elektronički format fakture ne smije dopuštati naknadne izmjene na dokumentu.
  3. c) čitljivost računa – sadržaj računa mora biti jasno vidljiv.

Kao što je gore navedeno, uvjetuje se vjerodostojnost dokumentacije, a osigurava je vlasnik dokumentacije. Znači, na nama poduzetnicima je da se pobrinemo o tome kako ćemo dokazati da je elektronička dokumentacija originalna. Kod elektroničkog dokumenta vjerodostojnost se dokazuje kao i kod papirnatog dokumenta (npr. faktura za robu sadrži i otpremnicu potpisanu od skladištara), samo uz dodatni uvjet da format/zapis elektroničkog dokumenta ne smije dopuštati naknadne izmjene u formi i sadržaju. Tako npr., ako smo skenirali dokument i snimili ga u pdf formatu, takav dokument će vjerojatno zadovoljiti kriterij nepromjenjivosti.

Izjava o suglasnosti

U trenutno važećem Zakonu o PDV-u (NN 73/13-143/14, zadnja izmjena na snazi od 01.01.2015.g.), u članku 80. (i Pravilnik, čl. 161.), navodi se da se računom smatra i elektronički izdan račun ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Pritom suglasnost primatelja (kupca) mora biti u pisanom obliku, ovjerena i deponirana kod izdavatelja računa.

Račun ne mora biti potpisan niti treba sadržavati pečat

Važeći Zakon o računovodstvu, na snazi od 01.01.2016. godine, više ne propisuje potpis (niti pečat) izdavatelja na knjigovodstvenoj ispravi ali zahtjeva da se na ispravi:

–           navede ime i prezime osobe koja je odgovorna za izdavanje dokumenta,

–           potpiše osoba koja je odgovorna za vjerodostojnost dokumenta – tvz. likvidator.

Potpis likvidatora

Potpis likvidatora je dokaz da je odgovorna osoba (direktor, član uprave ili druga osoba ovlaštena od direktora ili uprave) upoznata sa dokumentom i da potvrđuje vjerodostojnost istog. Potpis likvidatora može biti rukom ili elektronički. Elektronička likvidacija pretpostavlja korištenje softvera za manipuliranjem i čuvanjem dokumentacije u elektroničkom obliku (tvz. DMS – Document Management System). Dakle, prije knjiženja i arhiviranja treba likvidirati dokument.

U ovom nastavku ukratko smo opisali formalne zahtjeve koje elektronički dokument mora zadovoljavati. Pritom je naglasak stavljen na elektronički račun. Većina navedenih uvjeta odnosi se i na ostalu dokumentaciju. Ukoliko planirati digitalizirati cjelokupnu dokumentaciju, svakako ćete morati investirati u odgovarajući softver i konzultirati računovodstvenu struku. Mali poduzetnici napraviti će značajan korak već digitalizacijom samih računa i pritom uštedjeti na pustim kvadratima arhive. Ne zaboravite, dokumentacija se najvećim dijelom čuva realno 12 godina, a dokumentacija o plaćama vječno.

Tibor Jankač

 

1740 ukupne posjete 3 posjete danas

Nastavkom korištenja ove web stranice pristajete na korištenje kolačića (cookies) više informacija

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close